ร้านที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ออกใบกำกับภาษีได้ไหม

ไม่ได้ ใบกำกับภาษีออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ร้านที่ยังไม่ได้จดออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าได้ตามปกติ

ลูกค้าจ่ายมัดจำผ่าน PromptPay ต้องออกเอกสารไหม

ควรมีหลักฐานการรับเงินทุกครั้ง และสำหรับร้านที่จด VAT การรับชำระค่าบริการล่วงหน้าอาจมีผลต่อเวลาที่ต้องออกใบกำกับภาษี ควรตรวจกับนักบัญชีของร้าน

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเสร็จ และ e-Receipt สำหรับร้านบริการ

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปด้านภาษีและเอกสาร ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย หรือคำปรึกษาทางภาษี กฎและอัตราอาจเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจกับ กรมสรรพากร หรือนักบัญชีของร้าน

ลูกค้าบางคนขอใบเสร็จ บางคนขอใบกำกับภาษีเพื่อเบิกบริษัท บางคนจ่ายมัดจำผ่าน PromptPay แล้วถามว่าจะได้เอกสารอะไร เจ้าของร้านบริการหลายรายจึงสับสนว่าใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีอย่างย่อ และใบกำกับภาษีเต็มรูปต่างกันอย่างไร บทความนี้สรุปพื้นฐานที่ร้านควรรู้ พร้อมแนวทางจัดการเอกสารสำหรับเงินมัดจำและการเริ่มใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสาร 3 แบบที่ร้านเจอบ่อย

เอกสาร	ใครออกได้	ใช้เมื่อไร
ใบเสร็จรับเงิน	ร้านทุกประเภท	ยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ	ผู้ประกอบการที่จด VAT และขายปลีกหรือให้บริการรายย่อย	ลูกค้าทั่วไปที่ไม่ได้ต้องการเครดิตภาษี
ใบกำกับภาษีเต็มรูป	ผู้ประกอบการที่จด VAT	ลูกค้าที่ต้องการใช้เครดิตภาษีซื้อ เช่น บริษัท

ร้านต้องจด VAT เมื่อไร

โดยทั่วไป ผู้ประกอบการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ร้านที่รายรับไม่ถึงเกณฑ์อาจเลือกจดเองได้ ควรตรวจเงื่อนไขล่าสุดกับกรมสรรพากร เพราะมีรายละเอียดและข้อยกเว้นบางประเภทกิจการ

ร้านที่ไม่ได้จด VAT

ออกใบกำกับภาษีไม่ได้ แต่ออกใบเสร็จรับเงินได้ ข้อมูลที่ควรมีในใบเสร็จ เช่น ชื่อและที่อยู่ร้าน วันที่ รายการบริการ จำนวนเงิน และลายมือชื่อหรือข้อมูลผู้รับเงิน

ใบกำกับภาษีอย่างย่อคืออะไร

ใบกำกับภาษีอย่างย่อเป็นเอกสารภาษีที่ผู้ประกอบการจด VAT ซึ่งขายปลีกหรือให้บริการรายย่อยออกให้ลูกค้าได้ โดยไม่ต้องใส่ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า ร้านต้องได้รับอนุญาตหรือเข้าเงื่อนไขตามที่กรมสรรพากรกำหนด ข้อมูลหลักที่มักต้องมี ได้แก่

คำว่า "ใบกำกับภาษีอย่างย่อ"
ชื่อร้านและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เลขที่เอกสาร
รายการ จำนวน และราคาของบริการ
ราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว (ระบุว่ารวม VAT)
วันที่ออก

ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทและต้องการเบิก ร้านควรออกใบกำกับภาษีเต็มรูปที่มีชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของลูกค้า ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลของนิติบุคคลที่ร้านเก็บเพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย จึงใช้ฐานหน้าที่ตามกฎหมายได้ แต่ต้องดูแลตามหลัก PDPA เช่นกัน

เงินมัดจำกับเอกสาร

การรับมัดจำเป็นการรับเงิน ร้านจึงควรมีหลักฐานเสมอ ประเด็นที่ควรรู้

หลักฐานการรับเงิน ใบเสร็จหรือบันทึกในระบบที่ระบุว่ารับมัดจำเท่าไร สำหรับการจองใด
ภาษีมูลค่าเพิ่มของบริการ โดยทั่วไปภาระภาษีของการให้บริการเกิดเมื่อได้รับชำระค่าบริการ การรับเงินล่วงหน้าจึงอาจมีผลต่อเวลาที่ต้องออกใบกำกับภาษี ร้านที่จด VAT ควรตรวจกับนักบัญชี
คืนมัดจำ เก็บหลักฐานการคืนเงินคู่กับหลักฐานรับเงิน
ริบมัดจำ เมื่อลูกค้าไม่มาตามนโยบาย ควรบันทึกเหตุผลและการแจ้งลูกค้า อ่านเรื่องนโยบายได้ใน นโยบายยกเลิกและคืนมัดจำ

เริ่มใช้ e-Receipt และ e-Tax Invoice

กรมสรรพากรมีระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ที่ให้ผู้ประกอบการออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงรูปแบบที่ส่งผ่านอีเมลสำหรับผู้ประกอบการที่เข้าเงื่อนไข ข้อดีคือลดกระดาษ ค้นหาเอกสารง่าย และลูกค้าได้รับเอกสารทันที ตรวจรายละเอียดและเงื่อนไขการสมัครได้ที่ เว็บไซต์ e-Tax ของกรมสรรพากร

ข้อควรพิจารณาก่อนเริ่ม

ร้านเข้าเงื่อนไขรูปแบบใด
โปรแกรมบัญชีหรือระบบขายที่ใช้รองรับหรือไม่
ใครในร้านรับผิดชอบการออกและแก้ไขเอกสาร
เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างไรให้ครบตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

ตัวอย่าง: ฟิตเนสที่รับทั้งลูกค้าทั่วไปและบริษัท

ตัวอย่าง ฟิตเนสจด VAT มีสมาชิกทั่วไปจองคลาสผ่านระบบออนไลน์ และมีบริษัทซื้อแพ็กคลาสให้พนักงาน

สมาชิกทั่วไปจ่ายค่าคลาสหน้าร้าน ได้ใบกำกับภาษีอย่างย่อจากระบบขาย
บริษัทขอใบกำกับภาษีเต็มรูป ฟิตเนสเก็บชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของบริษัทไว้เฉพาะเพื่อออกเอกสาร
เงินมัดจำที่รับผ่าน PromptPay บันทึกในระบบจองและเชื่อมกับรายการขายเมื่อลูกค้ามาใช้บริการ
ปลายเดือน ส่งออกรายงานการชำระเงินให้นักบัญชีตรวจเทียบ

NadQ ช่วยเรื่องเอกสารได้แค่ไหน

บันทึกการชำระมัดจำ สถานะชำระแล้ว รอคืนเงิน คืนเงินแล้ว และสลิปที่ลูกค้าแนบ ไว้ในเมนู การชำระเงิน
เงินมัดจำผ่านผู้ให้บริการชำระเงินเข้าบัญชีร้านโดยตรง NadQ ไม่ถือเงินแทนร้าน
ส่งออกรายงานรายได้และการจองเป็น CSV หรือ Excel ให้นักบัญชี ดูวิธีใน จองแทนลูกค้าและส่งออกรายงาน
ร้านยังเป็นผู้ออกใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีให้ลูกค้าของร้านผ่านระบบบัญชีหรือระบบขายของร้าน

สำหรับค่าบริการแพ็กเกจ NadQ บริษัทผู้ให้บริการออกใบกำกับภาษีให้ร้านตามข้อมูลที่ร้านแจ้งตอนขอเปลี่ยนแพ็กเกจ

เก็บเอกสารนานแค่ไหน

เอกสารบัญชีและภาษีโดยทั่วไปต้องเก็บอย่างน้อย 5 ปี และอาจนานกว่าในบางกรณี ควรยืนยันกับนักบัญชี ข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารเหล่านี้เก็บได้ตามหน้าที่ตามกฎหมาย แม้ลูกค้าขอลบข้อมูลส่วนอื่นไปแล้วก็ตาม

เช็กลิสต์เอกสารประจำเดือน

ตรวจว่าทุกการรับเงิน รวมมัดจำ มีหลักฐาน
ตรวจการคืนเงินที่ค้างอยู่ และบันทึกเมื่อคืนแล้ว
ส่งออกรายงานรายได้ให้นักบัญชี
เก็บเอกสารในที่ที่ค้นหาได้และจำกัดสิทธิ์

สรุป

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบกำกับภาษีเต็มรูป และใบเสร็จรับเงิน ใช้ในสถานการณ์ต่างกัน ร้านที่ไม่ได้จด VAT ออกใบเสร็จ ส่วนร้านที่จด VAT ต้องเลือกเอกสารให้ตรงกับลูกค้า ทุกการรับเงิน รวมถึงมัดจำ ควรมีหลักฐาน และเมื่อพร้อม e-Receipt ช่วยลดงานเอกสารได้มาก

ให้ระบบจองช่วยบันทึกมัดจำและส่งออกรายงานให้นักบัญชี ลองเปิดร้านทดลองกับ NadQ ได้