จองแทนลูกค้าที่โทรมา และส่งออกรายงานจาก NadQ

แม้ร้านจะเปิดจองออนไลน์แล้ว ลูกค้าบางกลุ่มยังชอบโทรมา โดยเฉพาะผู้สูงอายุ หรือคนที่อยากถามรายละเอียดก่อน ถ้าพนักงานจดลงกระดาษแล้วค่อยกรอกทีหลัง คิวอาจชนกับคนที่จองออนไลน์ในช่วงเวลาเดียวกัน บทความนี้อธิบายวิธีจองแทนลูกค้าใน NadQ ให้เข้าระบบเดียวกันทันที และวิธีอ่านรายงานกับส่งออกข้อมูลให้เจ้าของร้านหรือนักบัญชี

ส่วนที่ 1: จองแทนลูกค้าที่โทรมา

เปิดหน้าจองแทน

มี 2 ทางเข้า

• เมนู การจอง กดปุ่ม จองให้ลูกค้า เหมาะกับลูกค้าที่โทรเข้ามาใหม่
• เมนู ลูกค้า เปิดรายละเอียดลูกค้า แล้วกด จองให้ลูกค้าคนนี้ เหมาะกับลูกค้าประจำ

ขั้นตอนจองแทนลูกค้า

1. เลือกลูกค้า พิมพ์ชื่อหรือเบอร์ในช่องค้นหาลูกค้าเดิม ถ้าไม่พบ เลือกลูกค้าใหม่แล้วกรอกชื่อและเบอร์โทร
2. เลือกประเภท นัดหมาย หรือ Walk-in (คิวถัดไป) สำหรับลูกค้าที่โทรมาบอกว่ากำลังเดินทางมา
3. เลือกบริการ และ พนักงาน หรือเลือก "ใครก็ได้"
4. เลือกวันที่ ระบบแสดงช่วงเวลาว่างจริง หรือพิมพ์เวลาเองได้
5. กรอก ข้อมูลเพิ่มเติม ถ้าบริการมีแบบฟอร์ม เช่น ทะเบียนรถ ชื่อสัตว์เลี้ยง
6. ใส่ หมายเหตุ ถ้ามี แล้วกด ยืนยันการจอง

ถ้าระหว่างที่คุยโทรศัพท์ มีคนจองออนไลน์ช่วงเวลาเดียวกันไปก่อน ระบบจะแจ้งว่า "ช่วงเวลานี้ถูกจองแล้ว เลือกเวลาอื่น" จึงไม่มีการจองซ้อน

ความยินยอมและข้อมูลสุขภาพ

เมื่อจองแทน ระบบบันทึกความยินยอมตามประกาศความเป็นส่วนตัวฉบับที่ร้านใช้อยู่ ถ้าแบบฟอร์มมีข้อมูลสุขภาพ พนักงานต้องยืนยันว่าลูกค้ายินยอมให้เก็บข้อมูลสุขภาพแล้ว ข้อมูลนั้นจะถูกเข้ารหัส อ่านหลักการใน ขอความยินยอม PDPA ตอนรับจองออนไลน์

ลูกค้าที่ร้านตั้งไว้ในบัญชีดำจะจองไม่ได้ ระบบแจ้งให้พนักงานทราบทันที

สคริปต์รับโทรศัพท์สั้น ๆ

• "สะดวกวันไหน ช่วงเช้าหรือบ่ายคะ" แล้วอ่านช่วงเวลาว่างจากหน้าจอ
• "ขอชื่อและเบอร์ไว้ส่งยืนยันและเตือนนัดนะคะ"
• "ถ้าเพิ่มเพื่อน LINE ของร้าน จะเลื่อนหรือยกเลิกเองได้ในแตะเดียว"

จองแทนลูกค้าที่ทักแชทมา

ลูกค้าที่ทักมาทาง LINE หรือ Facebook ก็ใช้วิธีเดียวกัน แต่มีทางเลือกที่ประหยัดเวลากว่า คือส่งลิงก์หน้าร้านให้ลูกค้าเลือกเวลาเอง ลูกค้าเห็นช่วงเวลาว่างจริงและกรอกข้อมูลของตัวเอง ร้านไม่ต้องพิมพ์ถามตอบหลายรอบ ถ้าลูกค้าไม่สะดวกกดลิงก์ ค่อยจองแทนให้ แนวทางที่หลายร้านใช้คือ ลูกค้าใหม่ส่งลิงก์ ลูกค้าประจำที่คุ้นเคยจองแทนให้ทันที

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ไม่ค้นหาลูกค้าเดิมก่อน ทำให้มีโปรไฟล์ซ้ำ ประวัติการมาใช้บริการและสถิติไม่มาตามนัดจะกระจาย
• พิมพ์เวลาเองทับช่วงพัก ควรเลือกจากช่วงเวลาว่างเป็นหลัก พิมพ์เวลาเองเฉพาะกรณีจำเป็น
• ไม่ใส่เบอร์โทร ลูกค้าจะไม่ได้รับเตือนนัด

งานต่อจากการจอง

• อนุมัติการจอง ถ้าร้านเปิดโหมดต้องอนุมัติ การจองออนไลน์จะรอในรายการรออนุมัติ กด อนุมัติ หรือ ปฏิเสธ
• นัดครั้งถัดไป ในรายละเอียดการจอง จองนัดต่อไปหรือนัดเป็นชุดได้ ดู ระบบติดตามลูกค้าและนัดต่อเนื่อง
• เช็กอินวันนัด ผ่านหน้าคิว ดู Queue console

ส่วนที่ 2: อ่านรายงาน

เปิดเมนู รายงาน เลือกช่วงวันที่ เช่น 7 วัน 30 วัน หรือเดือนนี้ แท็บ ภาพรวม แสดง

แท็บอื่น ได้แก่ ความจุ จำลอง ระยะเวลาจริง และติดตามลูกค้า อ่านเรื่องความจุใน capacity dashboard และ simulator

ส่วนที่ 3: ส่งออกข้อมูล

ในหน้ารายงาน เลือก ชนิดรายงาน ได้แก่ สรุปภาพรวม การจอง รายได้ ความจุ หรือลูกค้า เลือกช่วงวันที่ แล้วกด CSV หรือ Excel ระบบแจ้งเมื่อดาวน์โหลดเสร็จ ถ้าวันที่เริ่มอยู่หลังวันที่สิ้นสุด ระบบจะเตือนให้แก้ก่อน

นอกจากนี้ เมนู ลูกค้า มีปุ่ม ส่งออก CSV สำหรับรายชื่อลูกค้า และ นำเข้า CSV สำหรับย้ายข้อมูลจากระบบเดิม

ส่งออกอย่างปลอดภัย

ไฟล์ที่ส่งออกมีข้อมูลส่วนบุคคล ควรส่งออกเฉพาะเมื่อจำเป็น เก็บในที่จำกัดสิทธิ์ ไม่ส่งในกลุ่มแชท และลบเมื่อใช้เสร็จ รายงานสรุปที่ไม่มีชื่อลูกค้ามักเพียงพอสำหรับการวางแผนธุรกิจ

ตัวอย่าง: อู่ซ่อมรถปิดเดือน

ตัวอย่าง (ประมาณการ) อู่ซ่อมรถรับจองเช็กระยะเดือนละประมาณ 120 งาน ครึ่งหนึ่งมาจากโทรศัพท์ พนักงานต้อนรับจองแทนทุกสายในระบบ ปลายเดือนเจ้าของเปิดรายงาน

• อัตราไม่มาตามนัดของงานที่จองทางโทรศัพท์สูงกว่าออนไลน์เล็กน้อย จึงให้พนักงานชวนลูกค้าเพิ่มเพื่อน LINE ทุกสาย เพื่อให้ได้เตือนนัดพร้อมปุ่ม
• ช่วงพีคคือเช้าวันเสาร์ จึงย้ายช่างหนึ่งคนจากวันพุธมาเสาร์
• ส่งออกรายงานรายได้เป็น Excel ให้นักบัญชีตรวจเทียบกับยอดขาย

ดูการตั้งค่าอู่แบบเต็มที่ หน้าธุรกิจศูนย์บริการรถยนต์

ทำให้รายงานแม่นขึ้นตั้งแต่หน้างาน

รายงานจะดีเท่ากับข้อมูลที่บันทึก สามอย่างที่ช่วยได้มากคือ กดเช็กอินและเสร็จสิ้นทุกงาน เพื่อให้ระยะเวลาจริงและรายได้ถูกต้อง กดไม่มาเมื่อลูกค้าไม่มาจริง เพื่อให้อัตราไม่มาตามนัดสะท้อนความจริง และยกเลิกนัดในระบบทันทีเมื่อลูกค้าโทรมายกเลิก เพื่อให้ช่องเวลาว่างเปิดให้คนอื่นจอง ถ้าทีมทำสามอย่างนี้สม่ำเสมอ ตัวเลขปลายเดือนจะใช้ตัดสินใจได้โดยไม่ต้องนั่งเทียบกับสมุดอีก

สรุป

การจองแทนลูกค้าในระบบทำให้ทุกนัด ไม่ว่ามาจากโทรศัพท์ แชท หรือออนไลน์ อยู่ในปฏิทินเดียว ไม่ชนกัน และได้เตือนนัดเหมือนกัน เมื่อข้อมูลครบ รายงานก็บอกความจริงของร้านได้ และส่งออกให้คนที่ต้องใช้ได้ในไม่กี่คลิก