เชิญทีมงาน กำหนดสิทธิ์ใน NadQ อย่างปลอดภัย

ร้านที่เจ้าของทำทุกอย่างเองจะโตได้จำกัด เมื่อมีพนักงานต้อนรับ ช่าง หรือผู้จัดการสาขา ทุกคนต้องเข้าระบบได้ แต่ไม่ควรเห็นทุกอย่าง พนักงานใหม่ไม่ควรแก้ราคาหรือดูรายได้ทั้งร้าน และช่างที่ลาออกไม่ควรเข้าระบบได้อีก บทความนี้อธิบายการเชิญทีมงาน กำหนดสิทธิ์ใน NadQ และแนวปฏิบัติที่ช่วยลดความเสี่ยงข้อมูลลูกค้ารั่ว

ทีมงานกับพนักงาน ต่างกันอย่างไร

NadQ แยก 2 เมนูที่มักสับสน

ช่างคนหนึ่งจึงมีทั้งโปรไฟล์ในเมนูพนักงาน (ให้ลูกค้าจอง) และบัญชีในเมนูทีมงาน (ให้เข้าไปดูคิวของตัวเอง) ส่วนพนักงานต้อนรับที่ไม่รับจองลูกค้าเอง มีแค่บัญชีทีมงานก็พอ

4 บทบาทและสิทธิ์

หลักการเลือกบทบาทคือ ให้สิทธิ์น้อยที่สุดที่ยังทำงานได้ ช่างส่วนใหญ่ใช้บทบาทพนักงานบริการ ซึ่งเห็นเฉพาะตารางของตัวเองในเมนูการจองเป็น "ตารางงานของฉัน" ส่วนเมนูที่ไม่เกี่ยวกับบทบาทจะไม่แสดง

ร้านต้องมีเจ้าของอย่างน้อย 1 คนเสมอ ระบบจะไม่ยอมให้นำเจ้าของคนสุดท้ายออก

ขั้นตอนเชิญทีมงาน กำหนดสิทธิ์ทีละขั้น

1. เปิดเมนู ทีมงาน แล้วกด เชิญสมาชิก
2. เลือก บทบาท
3. ใส่ อีเมล (ไม่บังคับ) ถ้าใส่ ระบบจะส่งลิงก์ให้ทางอีเมลด้วย และผู้ถูกเชิญต้องใช้บัญชีที่รับรองอีเมลนั้น
4. ถ้าเป็นช่าง เลือกผูกกับ โปรไฟล์พนักงาน เพื่อให้เห็นตารางของตัวเอง
5. กด สร้างลิงก์เชิญ
6. ลิงก์แสดงเฉพาะตอนสร้าง กด คัดลอกลิงก์ หรือ ส่งทาง LINE ให้คนที่ต้องการเชิญ

ลิงก์ใช้ได้ครั้งเดียวและมีวันหมดอายุ รายการคำเชิญแสดงสถานะ รอตอบรับ หรือ ตอบรับแล้ว พร้อมจำนวนวันที่เหลือ ถ้าส่งผิดคน กด ยกเลิกคำเชิญ ได้ทันที

ผู้ถูกเชิญทำอะไร

ผู้ถูกเชิญเปิดลิงก์ เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี LINE, Google หรือ Microsoft ของตัวเอง แล้วรับคำเชิญ ไม่ต้องตั้งรหัสผ่านใหม่ และไม่ต้องใช้บัญชีของเจ้าของร้านร่วมกัน

เมื่อพนักงานลาออกหรือเปลี่ยนหน้าที่

• เปลี่ยนบทบาท เช่น พนักงานต้อนรับได้เลื่อนเป็นผู้จัดการ แก้บทบาทในรายการสมาชิก
• นำออก เมื่อพนักงานลาออก กดนำออก สมาชิกจะเข้าระบบหลังร้านไม่ได้อีก ทำในวันสุดท้ายของการทำงาน ไม่ต้องรอ
• ปิดใช้งานโปรไฟล์พนักงาน ในเมนูพนักงาน ถ้าช่างคนนั้นไม่รับจองแล้ว เพื่อไม่ให้ลูกค้าเลือก

สมาชิกที่ไม่ใช่เจ้าของหรือผู้จัดการจะเห็นรายชื่อทีมแบบดูอย่างเดียว

แนวปฏิบัติดี ๆ สำหรับร้าน

• ห้ามใช้บัญชีร่วมกัน แม้จะสะดวกในวันที่ยุ่ง เพราะเมื่อเกิดปัญหา ร้านจะไม่รู้ว่าใครเป็นคนแก้ไขหรือยกเลิกนัด
• ทบทวนรายชื่อทีมทุกเดือน ดูว่ามีคำเชิญค้าง หรือสมาชิกที่ไม่ได้ทำงานแล้วหรือไม่
• ให้ผู้จัดการแทนเจ้าของในงานประจำวัน เจ้าของจะได้ใช้บัญชีของตัวเองเฉพาะงานสำคัญ เช่น แพ็กเกจและข้อมูลส่วนบุคคล
• ใช้อุปกรณ์ที่ล็อกหน้าจอได้ โดยเฉพาะแท็บเล็ตที่วางหน้าเคาน์เตอร์
• อธิบายให้ทีมเข้าใจ ว่าข้อมูลลูกค้าไม่ควรถูกถ่ายภาพหน้าจอหรือส่งต่อในแชทส่วนตัว

ทำไมเรื่องนี้เกี่ยวกับ PDPA

ร้านเป็นผู้ควบคุมข้อมูลลูกค้า และต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม การใช้บัญชีร่วมกันหรือปล่อยให้คนที่ลาออกยังเข้าระบบได้ เป็นสาเหตุที่พบบ่อยของข้อมูลรั่ว การให้แต่ละคนมีบัญชีของตัวเองและสิทธิ์ตามหน้าที่ ช่วยให้

• จำกัดคนที่เห็นข้อมูลลูกค้า
• รู้ว่าใครทำอะไรเมื่อไร จากบันทึกการใช้งาน
• ปิดการเข้าถึงได้ทันทีเมื่อจำเป็น

สำหรับร้านที่เปิดโหมดข้อมูลสุขภาพ ข้อมูลอ่อนไหวจะแสดงเฉพาะบทบาทที่ได้รับสิทธิ์ และทุกการเปิดดูถูกบันทึก อ่านแผนรับมือเมื่อเกิดเหตุใน ข้อมูลลูกค้ารั่วต้องแจ้งภายใน 72 ชั่วโมง

ตัวอย่าง: ซาลอน 5 คน

ตัวอย่าง ซาลอนมีเจ้าของ 1 คน ผู้จัดการ 1 คน พนักงานต้อนรับ 1 คน และสไตลิสต์ 2 คน

เจ้าของสร้างลิงก์เชิญ 4 ลิงก์ ส่งทาง LINE ให้แต่ละคน สไตลิสต์เปิดดูตารางของตัวเองบนมือถือและกดเริ่มหรือจบงานจาก Queue console พนักงานต้อนรับรับโทรศัพท์และจองแทนลูกค้า ส่วนรายงานรายได้เห็นเฉพาะเจ้าของและผู้จัดการ ดูการตั้งค่าซาลอนที่ หน้าธุรกิจซาลอน

จำนวนพนักงานตามแพ็กเกจ

แต่ละแพ็กเกจจำกัดจำนวนพนักงานต่อสาขาต่างกัน Free 1 คน Starter 3 คน Pro 10 คน และ Business ไม่จำกัด ถ้าเพิ่มเกิน ระบบจะแจ้งให้อัปเกรด ดูรายละเอียดใน เลือกแพ็กเกจ NadQ

คำถามที่เจ้าของร้านถามบ่อย

ให้ช่างเห็นเบอร์โทรลูกค้าได้ไหม บทบาทพนักงานบริการเน้นตารางงานของตัวเอง ถ้าช่างต้องโทรหาลูกค้าบ่อย พิจารณาว่าควรให้พนักงานต้อนรับเป็นคนติดต่อแทนหรือไม่ เพื่อจำกัดจำนวนคนที่เข้าถึงข้อมูลติดต่อ

พนักงานพาร์ตไทม์ต้องเชิญไหม ถ้าต้องเข้าระบบเพื่อดูคิวหรือเช็กอินลูกค้า ควรเชิญเป็นรายคนเหมือนพนักงานประจำ และนำออกเมื่อหมดสัญญา

สรุป

การเชิญทีมงานและกำหนดสิทธิ์ใน NadQ ใช้เวลาไม่กี่นาที แต่ช่วยทั้งการทำงานและความปลอดภัย ทุกคนมีบัญชีของตัวเอง เห็นเท่าที่ต้องใช้ และร้านปิดการเข้าถึงได้ทันทีเมื่อมีคนออก เริ่มจากทบทวนว่าวันนี้ใครใช้บัญชีร่วมกันอยู่บ้าง แล้วเปลี่ยนเป็นคำเชิญรายคน