ระบบติดตามลูกค้าและนัดต่อเนื่องใน NadQ ให้ลูกค้ากลับมาตามรอบ

ลูกค้าตัดผมทุกเดือน ฉีดวัคซีนสุนัขทุกปี ทำกายภาพสัปดาห์ละครั้งจนครบคอร์ส ร้านรู้ดีว่าลูกค้าควรกลับมาเมื่อไร แต่ไม่มีเวลาไล่ดูรายชื่อและทักทีละคน ลูกค้าจำนวนมากจึงหายไปเงียบ ๆ ทั้งที่ยังอยากใช้บริการ ระบบติดตามลูกค้าของ NadQ จำรอบให้แทน ส่งข้อความชวนกลับมาพร้อมลิงก์จองบริการเดิม และหยุดเองเมื่อลูกค้าจองแล้ว บทความนี้อธิบายแนวคิดและการตั้งค่าหลัก

ระบบติดตามลูกค้าทำงานอย่างไร

เมื่อพนักงานปิดงานว่า เสร็จ ระบบสร้างรายการติดตามตามกฎของบริการนั้น เช่น "ตัดผมชาย กลับมาอีกครั้งใน 4 สัปดาห์" เมื่อใกล้ถึงกำหนด ระบบส่ง LINE, SMS หรืออีเมล พร้อมลิงก์จองคิวในคลิกเดียว แล้วติดตามสถานะจนจบ

รายการทั้งหมดอยู่ในเมนู ติดตามลูกค้า (กลุ่มเมนูลูกค้า) แบ่งเป็นแท็บ

ด้านบนมี สรุปเดือนนี้ บอกจำนวนที่เตือน จำนวนที่กลับมาจอง และยอดจองที่เกิดจากการติดตาม

ขั้นที่ 1: เปิดการติดตามในหน้าบริการ

เปิดเมนู บริการ แก้ไขบริการ แล้วไปที่ส่วน ติดตามลูกค้า / นัดต่อเนื่อง กด เปิดใช้งาน แล้วเลือก รูปแบบ 3 แบบ

เตือนกลับมา

ทุกครั้งหลังใช้บริการ นับจากวันที่ทำเสร็จ เช่น ตัดผมชาย +4 สัปดาห์ ตรวจฟัน +6 เดือน ล้างแอร์ +6 เดือน

หลายขั้น

บริการที่มีลำดับ แต่ละขั้นตั้ง ชื่อขั้น ได้ เช่น "เข็มที่ 2" แล้วกด เพิ่มขั้น และเลือกได้ว่า จากนั้นซ้ำทุก ช่วงเวลาหนึ่ง ตัวอย่างวัคซีน +21 วัน → +6 เดือน → ทุกปี

คอร์ส / นัดเป็นชุด

N ครั้ง ทุก X เช่น กายภาพ 10 ครั้ง ทุกสัปดาห์ (ตั้งได้ 2–31 ครั้ง) หลังครั้งแรก ร้านกด "นัดครั้งถัดไป" แล้วจองที่เหลือทั้งคอร์สได้ในครั้งเดียว

บางกฎชวนไปบริการอื่นได้ด้วยช่อง นัดบริการ เช่น หลังประเมินอาการครั้งแรก ชวนจอง "ทำกายภาพต่อเนื่อง"

ขั้นที่ 2: ตั้งวิธีเตือน

ถ้าต้องการพักการส่งชั่วคราว เลือก หยุดชั่วคราว ระบบยังสร้างรายการติดตามแต่ไม่ส่งข้อความ ร้านที่เปิดด้วย template ได้กฎตั้งต้นตามธุรกิจแล้ว เช่น ร้านตัดผมเตือนก่อน 3 วัน ทันตกรรมเตือนก่อน 14 วัน ดูตัวอย่างที่ หน้าธุรกิจคลินิกสัตว์

นัดต่อเนื่อง: จองหลายนัดในครั้งเดียว

ในหน้ารายละเอียดการจอง มีเครื่องมือ 2 แบบ

• นัดครั้งถัดไป ระบบแนะนำวัน เช่น สัปดาห์หน้าวันเดียวกัน หรือตามรอบติดตามของบริการ เลือกเวลาแล้วยืนยัน ลูกค้าได้ข้อความยืนยันทันที
• นัดต่อเนื่อง ใส่ จำนวนครั้ง และ ทุก กี่วันหรือสัปดาห์ แล้วกด ตรวจสอบวันว่าง ระบบตรวจทุกนัดด้วยเงื่อนไขเดียวกับการจองปกติ วันที่ไม่ว่างเลือก ข้าม หรือ เลื่อนเป็น เวลาอื่นได้ ก่อนกดยืนยันทั้งชุด สำหรับบริการแบบคอร์สมีปุ่ม จองที่เหลือทั้งคอร์สเลย

ทุกนัดมี ลิงก์จัดการนัด ของตัวเอง ลูกค้าเลื่อนหรือยกเลิกทีละนัดได้

งานของพนักงาน: โทรตามกลุ่มที่เลยกำหนด

ในเมนูติดตามลูกค้า เลือกหลายรายการแล้วกด ส่งเตือน ได้พร้อมกัน ส่วนลูกค้าที่ติดต่อไม่ได้ทางข้อความ ให้โทรแล้วกด บันทึกการโทร เลือกผลการติดต่อ เช่น ไม่รับสาย เบอร์ผิด ให้ติดต่อใหม่ภายหลัง หรือไม่สนใจ (เลิกติดตาม) ถ้าลูกค้าตกลงจองทางโทรศัพท์ กด จองให้ ได้จากรายการเลย เมนู รายงาน ยังมีแท็บ ติดตามลูกค้า สรุปผลตามช่วงวันที่

เคารพลูกค้าและ PDPA

• ข้อความติดตามส่งผ่านระบบแจ้งเตือนปกติ นัดเวลาไว้ช่วงสาย และไม่ส่งในช่วง 21:00–08:00
• ทุกข้อความมีลิงก์หยุดรับ ระบบบันทึกการเปลี่ยนแปลงไว้เป็นหลักฐานความยินยอม
• ร้านตั้งให้ส่งเฉพาะลูกค้าที่ให้ความยินยอมทางการตลาดได้
• ลูกค้าที่ถูกทำให้ไม่ระบุตัวตนหรืออยู่ในบัญชีดำจะไม่ได้รับข้อความ

อ่านหลักการส่งข้อความการตลาดใน การตลาดกับ PDPA

เริ่มใช้งานในสัปดาห์แรก

ถ้าเพิ่งเริ่ม ไม่ต้องตั้งกฎให้ทุกบริการพร้อมกัน ลองทำตามลำดับนี้

1. เลือก 1–2 บริการที่ลูกค้ากลับมาบ่อยที่สุด เช่น ตัดผมชาย หรือขูดหินปูน
2. ตรวจกฎที่ template ตั้งไว้ ปรับรอบให้ตรงกับที่ช่างแนะนำลูกค้าจริง
3. แก้ข้อความให้เป็นเสียงของร้าน ใส่ชื่อร้านและบอกประโยชน์ของการกลับมาตามรอบ
4. รอหนึ่งถึงสองสัปดาห์ แล้วดูรายงานว่ามีลูกค้าจองจากข้อความกี่คน และมีคนกดหยุดรับกี่คน
5. ถ้าได้ผลดี ค่อยขยายไปบริการอื่น

การเริ่มเล็กช่วยให้ร้านเห็นผลชัด และปรับข้อความได้ก่อนส่งถึงลูกค้าจำนวนมาก

ตัวอย่าง: คลินิกกายภาพ

ตัวอย่าง (ประมาณการ) คลินิกกายภาพมีผู้ป่วยประเมินอาการครั้งแรกเดือนละ 40 คน เดิมผู้ป่วยจำนวนหนึ่งไม่กลับมาทำต่อเพราะลืมหรือไม่สะดวกจอง

หลังตั้งกฎ "ประเมินครั้งแรก → ชวนจองทำกายภาพต่อเนื่องใน 7 วัน" และคอร์ส "ทำกายภาพ 10 ครั้ง ทุกสัปดาห์" ผู้ป่วยได้ข้อความพร้อมลิงก์จองนักกายภาพคนเดิม ส่วนคนที่ตกลงตารางแล้ว พนักงานจองเป็นชุดให้ครั้งเดียว ถ้าผู้ป่วยกลับมาทำต่อเพิ่มขึ้นเพียง 5 คนต่อเดือน ค่าบริการครั้งละ 700 บาท 10 ครั้ง รายได้ที่เพิ่มขึ้นอาจถึง 35,000 บาทต่อเดือน ตัวเลขจริงขึ้นกับแต่ละคลินิก ดูการตั้งค่าที่ หน้าธุรกิจกายภาพบำบัด

สรุป

ระบบติดตามลูกค้าช่วยให้ร้านไม่ต้องจำว่าใครควรกลับมาเมื่อไร ตั้งกฎต่อบริการครั้งเดียว ระบบเตือน ติดตาม และหยุดเองเมื่อลูกค้าจอง ส่วนนัดต่อเนื่องช่วยจองหลายนัดในขั้นตอนเดียว ใช้คู่กับ การเตือนนัดอัตโนมัติ แล้วลูกค้าประจำจะกลับมาอย่างสม่ำเสมอขึ้น